Congé supplémentaire de naissance : nouvelles modalités déclaratives pour les employeurs à partir d'octobre 2026

Le paysage des congés parentaux en France continue d'évoluer, offrant de nouveaux droits aux salariés et imposant des adaptations aux employeurs. Le congé supplémentaire de naissance (CSN), instauré pour mieux accompagner les familles, voit ses modalités déclaratives se transformer. À compter du 1er octobre 2026, les entreprises devront intégrer un nouveau processus de signalement via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) pour déclarer ces congés à l'Assurance Maladie. Cette modification, loin d'être un simple ajustement administratif, représente un enjeu majeur pour la conformité des pratiques RH et la fluidité de l'indemnisation des salariés. Comprendre ces nouvelles exigences est essentiel pour tout dirigeant soucieux de respecter ses obligations légales et d'assurer une gestion sereine de ses ressources humaines.

Le congé supplémentaire de naissance (CSN) : un nouveau droit pour les parents

Le congé supplémentaire de naissance, ou CSN, est un dispositif récent visant à renforcer le soutien aux parents et à favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie familiale. Il s'agit d'une période de congé complémentaire accordée aux parents d'un enfant né ou adopté à compter du 1er janvier 2026. Ce congé s'ajoute aux congés traditionnels de maternité, de paternité, d'accueil de l'enfant ou d'adoption, offrant ainsi une flexibilité accrue aux familles.

Concrètement, le CSN permet aux parents éligibles de bénéficier d'une prolongation de leur période d'absence rémunérée, pouvant aller d'un à deux mois supplémentaires. Cette durée additionnelle est précieuse pour l'accompagnement du nouveau-né ou de l'enfant adopté durant ses premiers mois. L'indemnisation de ce congé est assurée par la Sécurité sociale, garantissant un maintien de revenus pour le salarié durant cette période cruciale. Pour les employeurs, cela signifie la gestion d'une nouvelle catégorie d'absence indemnisée par un organisme tiers, nécessitant une déclaration précise et conforme.

L'introduction du CSN s'inscrit dans une dynamique plus large de réforme des congés parentaux en France, cherchant à moderniser et à adapter les dispositifs existants aux réalités contemporaines des familles. Il est impératif pour les entreprises de bien appréhender les conditions d'éligibilité de leurs salariés, les durées potentielles de ce congé et, surtout, les procédures administratives associées pour garantir le bon déroulement de ce droit pour leurs collaborateurs et éviter toute non-conformité.

L'évolution des modalités déclaratives pour les employeurs

La déclaration du congé supplémentaire de naissance à l'Assurance Maladie connaît une transformation significative à partir du 1er octobre 2026. Avant cette date, la procédure impliquait principalement le renseignement d'un formulaire spécifique, généralement au format Excel, que l'employeur devait ensuite transmettre via son compte employeur sur la plateforme Net-entreprise, accompagné des justificatifs requis. Ce processus, bien que fonctionnel, reposait sur une transmission de documents distincte des déclarations sociales habituelles.

À compter du 1er octobre 2026, les modalités se complexifient et s'intègrent davantage dans le flux de données sociales. Les employeurs devront toujours compléter le formulaire de demande de congé supplémentaire de naissance, indiquant précisément les dates de début et de fin du congé du salarié. Ce fichier Excel devra être déposé au format PDF sur le compte entreprise de Net-entreprise. Cependant, cette étape ne sera plus suffisante à elle seule.

La nouveauté majeure réside dans l'obligation de compléter cette démarche par un signalement de déclaration sociale nominative (DSN). Ce signalement devra être effectué le même jour que le dépôt du formulaire PDF. Cette synchronisation est cruciale et représente un point d'attention majeur pour les services de paie et des ressources humaines. La raison de cette évolution est claire : la Caisse nationale d'assurance maladie (CNAM) sera désormais en mesure d'exploiter directement les données relatives à ce congé via la DSN, permettant une gestion plus fluide et automatisée des droits et des indemnisations.

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) au cœur du dispositif

La Déclaration Sociale Nominative, ou DSN, est devenue un pilier central de la gestion des obligations sociales des entreprises en France. Elle a pour objectif de simplifier et de centraliser la transmission des données sociales des salariés aux différents organismes de protection sociale. Plutôt que de multiplier les déclarations spécifiques pour chaque événement ou chaque organisme, la DSN permet une transmission unique et mensuelle des informations issues de la paie.

L'intégration du congé supplémentaire de naissance dans la DSN marque une étape supplémentaire dans l'ambition de dématérialisation et de simplification administrative. Pour les employeurs, cela signifie que les informations relatives aux périodes de CSN de leurs salariés devront être correctement codifiées et transmises via le flux DSN, en complément du formulaire Excel. Cette approche garantit une meilleure cohérence des données transmises à l'Assurance Maladie et aux autres organismes sociaux.

L'exploitation des données de la DSN par la CNAM présente plusieurs avantages. Elle permet une vision plus rapide et plus précise des périodes de congé et des droits associés, facilitant ainsi le calcul et le versement des indemnités journalières aux salariés. Pour les entreprises, bien que l'adaptation initiale puisse demander un effort, l'intégration à terme dans un processus DSN maîtrisé devrait contribuer à réduire les risques d'erreurs et les allers-retours administratifs, à condition que les logiciels de paie soient à jour et que les équipes soient formées aux codes spécifiques à utiliser pour ce type de congé.

Les implications pratiques pour les entreprises

L'introduction de ces nouvelles modalités de déclaration du congé supplémentaire de naissance n'est pas sans conséquence pour les entreprises. La date du 1er octobre 2026 marque un tournant qui exige une préparation minutieuse. La première implication concerne les services des ressources humaines et de la paie, qui devront adapter leurs procédures internes. Il ne s'agira plus seulement de gérer un formulaire, mais d'orchestrer la soumission simultanée de deux éléments distincts : le formulaire Excel au format PDF et le signalement DSN.

Les éditeurs de logiciels de paie et de gestion RH jouent un rôle crucial dans cette transition. Les entreprises devront s'assurer que leurs outils sont mis à jour et intègrent les spécifications nécessaires pour générer correctement le signalement DSN relatif au CSN. Une non-conformité des logiciels pourrait entraîner des difficultés majeures dans la déclaration, avec des risques de retards ou d'erreurs dans le versement des prestations aux salariés.

La formation des équipes est également un enjeu majeur. Les collaborateurs en charge de la paie et des déclarations sociales devront être sensibilisés aux nouvelles exigences, comprendre les codes DSN spécifiques à utiliser pour le CSN et maîtriser le processus de double soumission. Une mauvaise compréhension ou une erreur de manipulation pourrait avoir des répercussions directes sur l'indemnisation des salariés, générant des insatisfactions et des démarches correctives chronophages pour l'entreprise.

Enfin, une communication interne proactive est essentielle. Informer les salariés de leurs droits au CSN et des démarches à suivre, ainsi que les managers sur la gestion de ces absences, contribuera à une meilleure acceptation et à une mise en œuvre plus fluide du dispositif. Anticiper ces changements permet de minimiser les risques de non-conformité et d'assurer une gestion efficace et sereine des congés au sein de l'entreprise.

Bonnes pratiques et conseils pour une transition réussie

Pour assurer une transition fluide et conforme aux nouvelles modalités de déclaration du congé supplémentaire de naissance, les entreprises sont invitées à adopter plusieurs bonnes pratiques. L'anticipation est le maître mot, compte tenu de l'échéance du 1er octobre 2026. Il est primordial de ne pas attendre la dernière minute pour mettre à jour les processus et les outils.

Une veille réglementaire constante est indispensable. Les informations officielles diffusées par l'Assurance Maladie, DSN info ou l'URSSAF doivent être suivies attentivement pour s'assurer de la bonne compréhension des exigences et des éventuelles précisions qui pourraient être apportées. Parallèlement, un audit des processus internes de gestion des congés et des déclarations DSN actuels permettra d'identifier les ajustements nécessaires.

La collaboration avec les éditeurs de logiciels de paie et RH est également un facteur clé de succès. Il est recommandé de les solliciter en amont pour s'assurer que leurs solutions intègrent bien les spécificités du CSN et les nouvelles modalités de signalement DSN. Tester ces nouvelles fonctionnalités avant la date d'application effective peut prévenir de nombreuses difficultés.

Enfin, la formation continue des équipes est un investissement rentable. Des sessions de formation dédiées aux nouvelles procédures DSN et au traitement du CSN garantiront que le personnel concerné dispose des compétences nécessaires pour gérer ces déclarations sans erreur. Une communication transparente avec les salariés sur leurs droits et les démarches à suivre renforcera la confiance et facilitera la gestion des demandes de congé.

• Mettre à jour vos logiciels de paie et RH en collaboration avec vos éditeurs.
• Former vos équipes aux nouvelles procédures DSN et aux codes spécifiques du CSN.
• Établir une procédure interne claire pour la déclaration simultanée du formulaire et du signalement DSN.
• Communiquer activement avec vos salariés sur leurs droits au CSN et les démarches associées.
• Consulter régulièrement les informations officielles de l'Assurance Maladie et de DSN info pour toute mise à jour.

Questions fréquentes (FAQ)

Qu'est-ce que le congé supplémentaire de naissance (CSN) ?

Le congé supplémentaire de naissance est un nouveau droit permettant aux parents d'un enfant né ou adopté à partir du 1er janvier 2026 de bénéficier d'un ou deux mois de congé additionnels. Ce congé est indemnisé par la Sécurité sociale et s'ajoute aux congés de maternité, de paternité ou d'adoption existants.

À partir de quand les nouvelles modalités de déclaration s'appliquent-elles ?

Les nouvelles modalités de déclaration du congé supplémentaire de naissance, impliquant l'utilisation conjointe du formulaire Excel et d'un signalement DSN, s'appliqueront à compter du 1er octobre 2026. Il est essentiel pour les employeurs d'anticiper cette date.

Pourquoi la DSN est-elle désormais obligatoire pour déclarer le CSN ?

La DSN devient obligatoire pour la déclaration du CSN afin de permettre à la Caisse nationale d'assurance maladie d'exploiter directement et plus efficacement les données relatives à ce congé. Cette intégration vise à simplifier et à fiabiliser les processus de gestion des droits et d'indemnisation.

Quelles sont les conséquences pour l'employeur en cas de non-respect des nouvelles modalités ?

En cas de non-respect des nouvelles modalités, l'employeur s'expose à des risques de retards dans l'indemnisation de ses salariés par l'Assurance Maladie. Cela peut également entraîner des démarches administratives supplémentaires, des litiges avec les salariés et potentiellement des sanctions en cas de non-conformité répétée.

Où puis-je trouver des informations complémentaires sur le CSN et sa déclaration ?

Pour des informations complémentaires et officielles, il est recommandé de consulter le site service-public.fr (rubrique Professionnels), ainsi que les portails de l'Assurance Maladie (Ameli.fr) et DSN info. Ces plateformes fournissent les mises à jour réglementaires et les guides pratiques nécessaires.

Source : service-public.fr (Professionnels) — Licence Ouverte Etalab 2.0.